Em diversas atividades profissionais, o trabalhador acaba utilizando recursos próprios para viabilizar a execução do trabalho. Despesas com transporte, materiais, equipamentos, alimentação em serviço externo ou até ferramentas necessárias para a atividade podem ser pagas diretamente pelo empregado.
Quando isso ocorre, surge uma questão jurídica relevante no Direito do Trabalho: em quais situações o empregado pode exigir o reembolso dessas despesas?
A resposta depende da natureza do gasto, da relação com a atividade profissional e das condições estabelecidas no contrato de trabalho ou nas práticas adotadas pela empresa.
De modo geral, despesas necessárias para a execução do trabalho não devem ser suportadas pelo empregado.
Quando surge o direito ao reembolso de despesas de trabalho?
O direito ao reembolso pode surgir quando o trabalhador precisa utilizar recursos próprios para cumprir atividades que fazem parte das obrigações profissionais.
Isso ocorre especialmente quando o gasto é indispensável para o exercício da função e beneficia diretamente o empregador.
Em regra, os custos relacionados à atividade empresarial devem ser assumidos pela empresa, pois fazem parte do risco da atividade econômica.
Assim, quando o empregado arca com despesas que deveriam ser suportadas pelo empregador, pode surgir o direito de solicitar restituição dos valores pagos.
Quais tipos de despesas podem gerar direito ao reembolso?
Diversos tipos de gastos podem estar relacionados ao exercício do trabalho.
Entre as situações mais comuns estão:
• Despesas com transporte em atividades externas
• Compra de materiais ou ferramentas necessárias para a execução do serviço
• Pagamento de alimentação em atividades realizadas fora do local habitual de trabalho
• Custos com manutenção de equipamentos utilizados para o trabalho
• Despesas com deslocamentos exigidos pela empresa
Nesses casos, costuma-se analisar se o gasto foi realizado no interesse do empregador e se estava relacionado diretamente às atividades profissionais.
A empresa pode exigir que o empregado arque com esses custos?
Em regra, o empregado não deve assumir despesas que fazem parte da atividade empresarial.
Isso ocorre porque, no Direito do Trabalho, o risco da atividade econômica pertence ao empregador.
Quando o trabalhador precisa utilizar recursos próprios para viabilizar o serviço, a empresa pode ter o dever de restituir os valores pagos.
No entanto, a análise pode variar de acordo com fatores como a política interna da empresa, o contrato de trabalho e as circunstâncias concretas em que a despesa foi realizada.
O que pode ser considerado para comprovar essas despesas?
A comprovação dos gastos costuma ser um elemento importante em eventuais discussões trabalhistas.
Entre os meios que podem ser analisados estão:
• Notas fiscais ou recibos das despesas realizadas
• Comprovantes de pagamento ou registros bancários
• Mensagens ou orientações da empresa que indiquem a necessidade do gasto
• Relatórios de atividades externas ou deslocamentos
• Testemunhos sobre a exigência do uso de recursos próprios
A existência de provas que demonstrem a relação entre o gasto e o trabalho pode ser relevante para a análise do caso.
Atenção
A possibilidade de reembolso por despesas pagas pelo empregado depende da análise das circunstâncias específicas de cada situação.
Nem todo gasto realizado durante a jornada de trabalho gera automaticamente direito à restituição.
A avaliação jurídica costuma considerar se a despesa era necessária para o exercício da atividade profissional, se houve benefício direto para o empregador e se existem elementos que comprovem a realização do gasto.
Por isso, cada caso deve ser analisado de forma individual, levando em conta as condições do trabalho, as práticas adotadas pela empresa e os elementos de prova disponíveis.